Wnoszenie pism procesowych online
Postępowania cywilne są coraz mocniej cyfryzowane. Jedną z istotnych zmian w Kodeksie postępowania cywilnego jest wprowadzenie zasad dotyczących wnoszenia wybranych pism procesowych online, za pośrednictwem portalu informacyjnego sądów. W praktyce oznacza to, że portal informacyjny przestaje być wyłącznie narzędziem do odbioru korespondencji z sądu, a w określonych przypadkach staje się również kanałem do skutecznego składania pism procesowych.
Nowe przepisy mają szczególne znaczenie dla profesjonalnych uczestników postępowania, w tym adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych, Prokuratorii Generalnej RP oraz prokuratorów. Jeżeli przepis szczególny tak stanowi i nie ma możliwości wniesienia pisma przez system teleinformatyczny, określone pisma należy złożyć za pośrednictwem portalu informacyjnego. Dotyczy to między innymi zgłoszenia udziału w sprawie, zawiadomienia o wypowiedzeniu pełnomocnictwa, oświadczenia o zgodzie na mediację, wniosku o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego, apelacji, zażalenia, skargi na orzeczenie referendarza sądowego, wniosku o doręczenie orzeczenia z uzasadnieniem, wniosku o nadanie klauzuli wykonalności oraz wniosku o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia.
Pismo procesowe składane online musi spełniać wymagania formalne przewidziane w KPC. Dokument wnoszony przez system teleinformatyczny albo portal informacyjny powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Jeżeli pismo składa pełnomocnik, który wcześniej nie przedłożył pełnomocnictwa, powinien dołączyć je do pisma albo złożyć jego uwierzytelniony odpis. Pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej również powinno zostać opatrzone odpowiednim podpisem elektronicznym.
Ważne są także zasady dotyczące załączników. Co do zasady, do pisma procesowego wnoszonego przez portal informacyjny należy dołączyć załączniki w postaci elektronicznej. Jeżeli jednak ze względu na właściwości danego załącznika nie można skutecznie złożyć go przez portal, trzeba przekazać go do sądu w inny sposób, uprawdopodobniając tę okoliczność, w terminie 3 dni od dnia wniesienia pisma. Podobnie w przypadku dokumentów papierowych, których oryginał musi trafić do sądu, przepisy przewidują możliwość złożenia ich poza systemem elektronicznym.
Szczególną ostrożność należy zachować przy wyborze sposobu wniesienia pisma. Jeżeli przepisy wymagają złożenia pisma przez portal informacyjny, a zostanie ono wniesione w inny sposób, może nie wywołać skutków prawnych związanych z jego wniesieniem do sądu. Również złożenie pisma przez portal wtedy, gdy przepisy tego nie przewidują albo gdy dokonuje tego osoba nieuprawniona, może okazać się nieskuteczne. Dlatego przed wysłaniem pisma trzeba każdorazowo sprawdzić, czy portal informacyjny jest właściwą drogą jego wniesienia.
Zmiany w KPC dotyczą również doręczeń elektronicznych. Pisma sądowe i dokumenty dostępne w postaci elektronicznej mogą być doręczane przez portal informacyjny, a jeżeli nie zostanie wygenerowany dokument potwierdzający doręczenie, doręczenie uznaje się za skuteczne po upływie 14 dni od umieszczenia pisma w portalu.
Wnoszenie pism procesowych online może usprawnić postępowanie cywilne, ale wymaga zachowania właściwej formy, prawidłowego podpisu, odpowiedniego sposobu złożenia załączników oraz bieżącej kontroli terminów procesowych.